Canal de denuncias

EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Y SU FUNCIONAMIENTO

El sistema interno de información es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en el punto 2 del presente protocolo.

A efectos del sistema interno de información de la Organización, se entenderá por denunciante, informante o comunicante a aquella persona, de las recogidas en el punto primero del presente protocolo, que haya puesto en conocimiento de la Organización una infracción sobre cualquiera de las materias reseñadas en el punto 2 del protocolo.

Del mismo modo, se entenderá por denuncia, información o comunicación el contenido referente a la infracción que se ha puesto en conocimiento de la Organización.

1. Ámbito subjetivo

El canal interno de comunicaciones o canal de denuncias de la Organización está abierto a los siguientes sujetos:

1. Todos los miembros de la Organización (empleados; colaboradores; personas que ejerzan funciones de representación; administración y dirección; gestión y control de la Organización y titulares de acciones);
2. Todos aquellos que actúen en nombre o por cuenta de la Organización, cualquiera que sea su título;
3. Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores;
4. Extrabajadores, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación y personas que hayan participado en procesos de selección, o en una fase de negociación precontractual con la Organización.
5. En relación con estos últimos, su participación en el canal interno de comunicaciones se circunscribe a informaciones obtenidas en este período. 

2. Ámbito material

Deberá ser comunicada a través del canal interno de comunicación de la Organización cualquier actividad, conducta sospechosa, o susceptible de que pueda suponer una infracción de una norma interna que sea de aplicación, o bien cualquier conducta que pueda suponer un delito o una infracción administrativa.

3. Principios rectores del sistema interno de información

4. Registro de denuncias

Las comunicaciones recibidas a través del canal denuncias, así como la documentación que las acompañe y, la que, en su caso, se genere a partir del seguimiento realizado por el responsable del canal, se incorporará a un expediente, y se introducirá en el registro de denuncias, asignándosele un número de referencia interno. 

El registro estará alojado en un sistema seguro y de acceso restringido al que solamente podrá acceder el Responsable del Sistema, y demás personas autorizadas de la Organización, mediante el uso de un usuario y contraseña.

El registro no será público y únicamente se podrá acceder, por terceros no autorizados, a su contenido mediante resolución motivada, en forma de Auto, por parte de un órgano judicial.

Toda la información contenida en el expediente tendrá carácter confidencial, y se conservará durante el tiempo mínimo y necesario para el esclarecimiento de los hechos. En el caso de que los hechos se hubiesen comunicado a las autoridades competentes, la información que compone el expediente se conservará mientras dure el procedimiento. 

En cualquier caso, la información de carácter personal contenida en las denuncias archivadas en el registro no podrá conservarse por un período superior a 10 años.

5. Canal interno de información

a) Contenido de la denuncia

La denuncia deberá contener, a poder ser: (i) un relato breve sobre los hechos posiblemente infractores de la normativa interna o de la legalidad penal o administrativa; (ii) los datos identificativos de la persona denunciada, preferentemente el nombre y apellidos del denunciado, si los conociere, o cualquier otro dato que se disponga sobre el posible o posibles autores (aunque caben denuncias contra persona sin identificar); (iii) documentación acreditativa de los hechos, si la hubiere; (iv) identificación de testigos si los hubiere; (v) y cualquier otra información relevante. 

Opcionalmente, el denunciante podrá incluir, en la denuncia, sus datos identificativos, además de un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir notificaciones sobre el procedimiento de tramitación de la denuncia, cabiendo, por tanto, denuncias anónimas.

b) Recepción de la denuncia por la Organización

En caso de ser conocedor de alguna situación que pueda suponer infracción de las reseñadas en el punto 2 del presente protocolo, la persona deberá ponerlo en conocimiento de la Organización, por alguno de los dos métodos siguientes:

1. A través de un correo electrónico dirigido a [email protected]
2. A través de una carta dirigida a la atención del “Responsable del Sistema interno de información”, a la dirección Calle Longitudinal 5, número 141, 08040, Mercabarna, Barcelona.

Tras la recepción de una denuncia, en primer lugar, deberá comprobarse que el Responsable del Sistema, o las áreas (o Departamentos) en las que actúa, está implicada en los hechos que allí se exponen. De ser así, el Responsable del Sistema deberá apartarse de sus funciones y la denuncia se deberá remitir al Órgano de Administración de la Organización a fin de que sustituya o cese a éste, designando a un nuevo Responsable del Sistema que nada tenga que ver con los hechos denunciados.

En segundo lugar, se introducirá la denuncia y la documentación que la acompaña en el registro interno de denuncias, asignándosele el correspondiente número de referencia. 

c) Notificación de la recepción de la denuncia

Recibida la denuncia e introducida en el registro, en los 7 días naturales siguientes a la recepción de la denuncia, el Responsable del Sistema procederá a notificar al denunciante la recepción de la denuncia, indicando el número de referencia asignado a efectos de futuras comunicaciones, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la denuncia.

d) Admisión de la denuncia

Una vez estudiada toda la información y, en su caso, documentación aportada con la denuncia, en el plazo máximo de 5 días naturales se deberá valorar por el Responsable del Sistema la admisión, o no admisión, de la denuncia. Dicha decisión deberá comunicarse al denunciante. 

¿Cuándo no se admitirá a trámite una denuncia?

1. Cuando contenga hechos que no sean verosímiles.
2. Cuando los hechos que se exponen no sean constitutivos de ninguna infracción de las contempladas en el punto 2 del presente protocolo.
3. Cuando carezca manifiestamente de fundamento;
4. Cuando, a juicio del Responsable del Sistema, existan indicios racionales de haberse obtenido la información denunciada a través de la comisión de un delito. En estos casos, además de inadmitirse la denuncia se informará, bien a los abogados de la Organización que la asesoran en materia penal, bien al Ministerio Fiscal de los hechos, por si quiere ejercer las acciones penales que crea oportunas.
5. Cuando la denuncia no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una denuncia anterior respecto de la cual han finalizado los correspondientes procedimientos de investigación, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto. En estos casos el Responsable del Sistema notificará la resolución de manera motivada.

e) Fase de instrucción o de investigación

En caso de admitirse la denuncia, se iniciará una fase de instrucción o de investigación de los hechos. 

1. Toma de declaración del denunciante:salvo que la denuncia sea anónima, y a criterio del Responsable del Sistema, se convocará al denunciante a una reunión con el Responsable del Sistema para que, en su caso, ratifique en la denuncia; alegue y exponga los motivos de la denuncia y, de considerarse necesario, que amplíe la información facilitada o aclare algún punto o puntos que puedan entenderse como oscuros o poco claros por el Responsable del Sistema.
2. Información al denunciado: una vez se haya tomado declaración al denunciante (de haber sido posible o de haberse considerado conveniente), se convocará al denunciado a una reunión con el Responsable del Sistema en la que se le expondrán los derechos que tiene como denunciado; se le informará, mediante un relato sucinto, de los hechos que se le atribuyen en la denuncia; y, finalmente, se le dará la oportunidad de exponer su versión de los hechos. El denunciado nunca tendrá acceso a la denuncia, aunque, a fin de garantizar su derecho de defensa, sí que tendrá acceso al expediente que resulte de la investigación.
3. Información al Ministerio Fiscal en caso de indicios de actividad delictiva: si tras ellos el Responsable del Sistema entendiese que los hechos denunciados pudieran ser indiciariamente constitutivos de delitos, remitirá la información, con carácter inmediato, al Ministerio Fiscal. En el caso de que se tratase de una cuestión que afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, la información se remitirá a la Fiscalía Europea.
4. Investigación: si, para el esclarecimiento de los hechos objeto de denuncia, el Responsable del Sistema lo considerase necesario, podrá acordar la práctica de más diligencias de investigación.
5. Conclusión del procedimiento:tras la investigación de la denuncia, y, en su caso, con la documentación acreditativa, el Responsable del Sistema deberá emitir una resolución acordando el archivo del procedimiento, o adoptando medidas, en cuyo caso elevará dicha resolución al Órgano de Administración para que éste las apruebe, dictándose una resolución que contenga las mismas y ponga fin al procedimiento.
6. Plazo de tramitación del procedimiento: desde la confirmación de la recepción de la denuncia al denunciante, hasta que se dicte la resolución que ponga fin al procedimiento, no podrán pasar más de 3 meses, sin que el mero hecho de superar ese plazo suponga la nulidad de pleno derecho de la resolución dictada, ni de lo actuado. En el caso de que no se haya confirmado al denunciante la recepción de la denuncia, el plazo de 3 meses empezará a computar después de los 7 días naturales tras la interposición de la denuncia.

Excepcionalmente, en casos de especial complejidad, el plazo podrá extenderse otros 3 meses más.

1. Notificación de la resolución al denunciado del resultado del procedimiento:la citada resolución deberá ser notificada al denunciado por medio de comunicación fehaciente, o si las circunstancias del caso así lo motivaran, dicha notificación podrá entregarse directamente en mano. 
2. Notificación de la resolución al denunciante del resultado del procedimiento: al denunciante, por otro lado, también se le deberá comunicar el resultado del procedimiento de la forma antes dicha. Sin embargo, el contenido de la resolución que se le notificará no será necesario que concrete qué medidas exactas se han adoptado, siendo suficiente con incluir una relación de los hechos considerados probados y la participación del denunciado o denunciados en ellos, o el archivo del procedimiento. El denunciante no tiene derecho a acceder al expediente. 

6. Responsable del Sistema

El cargo de Responsable del Sistema recaerá en la persona que libremente designe el Órgano de administración.

En cualquier caso, dicho Responsable deberá ser o un miembro del Órgano de Compliance Penal, de existir, o un Directivo de la entidad, siempre que ejerza su cargo con independencia del Órgano de administración. 

Tanto su nombramiento, como su cese deberán ser comunicados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI) o, en su caso, a la autoridad autonómica competente, en el plazo de 10 días hábiles al nombramiento o cese. En el caso de que se produzca un cese, deberán exponerse las razones que han llevado al mismo.

El Responsable del Sistema deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo; no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

7. Medidas de protección del informante

a) Sujetos protegidos

Se encontrarán protegidos por las medidas que se señalarán a continuación quienes hayan puesto en conocimiento, del Responsable del Sistema, un hecho constitutivo de una infracción de las referidas en el apartado 2 del presente protocolo, siempre y cuando la comunicación o revelación se haya llevado a cabo conforme a lo dispuesto en el presente protocolo.

Así mismo, cuando se esté ante denuncias anónimas, las medidas de protección se aplicarán de igual forma al denunciante que haya sido identificado con posterioridad a su interposición, siempre que cumpla con los requisitos establecidos en el presente apartado.

b) Excepciones

Las medidas de protección previstas en el presente apartado no se aplicarán a las personas que denuncien:

1. Informaciones contenidas en denuncias que no han sido admitidas por alguna de las razones contempladas en el punto d) del apartado 5 del presente protocolo.
2. Informaciones que estén vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
3. Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
4. Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el apartado 2 del presente protocolo.

c) Prohibición de represalias

Quedan prohibidas las represalias, las amenazas de represalia y las tentativas de represalia conta las personas que, conforme al presente protocolo tengan la condición de denunciantes, en atención a los apartados 1 y 2.

Represalia: se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

Listado ejemplificativo de represalias. Sin ánimo de exhaustividad, se considerarán represalias, los siguientes actos:

1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
2. Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
3. Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
4. Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
5. Denegación o anulación de una licencia o permiso.
6. Denegación de formación.
7. Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
8. Medidas de apoyo al denunciante

La Autoridad Independiente de Protección al Informante prestará las siguientes medidas de apoyo a los denunciantes:

1. Información y asesoramiento completos e independientes, accesibles y gratuitos sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y derechos de la persona afectada.
2. Asistencia efectiva ante cualquier autoridad pertinente implicada en su protección frente a represalias incluida la certificación de que pueden acogerse a protección al amparo de la presente ley.
3. Asistencia jurídica en los procesos penales y en los procesos civiles transfronterizos de conformidad con la normativa comunitaria.
4. Apoyo financiero y psicológico de forma excepcional, si así lo decidiese la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. tras la valoración de las circunstancias derivadas de la presentación de la comunicación.

e) Derechos de la persona denunciada

La persona denunciada tendrá derecho a la presunción de inocencia; a la defensa; a acceder al expediente de la denuncia (sin entrega del escrito de la denuncia interpuesta) y a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y de los datos del procedimiento.

8. Publicidad del sistema interno de información

El presente protocolo será publicado en la página web de la Organización (en la página de inicio y en una sección separada y fácilmente identificable) y será accesible para todos los usuarios.

9. Protección de datos de carácter personal

El tratamiento de los datos de carácter personal, que deriven del funcionamiento del sistema interno de información de la Organización, se regirá por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016; en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales; en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales y en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

a) Información sobre el tratamiento de los datos de carácter personal:

Los datos del responsable de tratamiento de los datos de carácter personal contenidos en las denuncias son los siguientes:

Razón social: Torribas, S.A.

Dirección: Calle Longitudinal 5, número 141, 08040, Mercabarna, Barcelona.

CIF: A08262412

Tel. (34) 93 262.69.90

Correo-e: [email protected]

La finalidad perseguida por la Organización, con el tratamiento de los datos de carácter personal (incluidos en las denuncias), es el de poder llevar a cabo las tareas necesarias para el esclarecimiento de los hechos denunciados, y depurar las responsabilidades que hayan podido surgir de los incumplimientos normativos ocurridos o, en su caso, poner en conocimiento de las autoridades competentes dichos incumplimientos para que sean ellas quienes depuren las responsabilidades.

b) Los denunciantes podrán ejercer, en cualquier momento, los siguientes derechos:

1. Derecho de acceso del interesado: el interesado tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales y a información establecida en el artículo 15 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
2. Derecho de rectificación: el interesado tendrá derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan. Teniendo en cuenta los fines del tratamiento, el interesado tendrá derecho a que se completen los datos personales que sean incompletos, inclusive mediante una declaración adicional.
3. Derecho de supresión (el derecho al olvido): el interesado tendrá derecho a obtener, sin dilación indebida, del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernan, en las circunstancias establecidas en el artículo 17 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
4. Derecho a la limitación del tratamiento: el interesado tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento la limitación del tratamiento de los datos, en las circunstancias establecidas en el artículo 18 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
5. Derecho a ser notificado en relación con a la rectificación o supresión de datos personales o la limitación del tratamiento: el responsable del tratamiento comunicará cualquier rectificación o supresión de datos personales o limitación del tratamiento a cada uno de los destinatarios a los que se hayan comunicado los datos personales, salvo que sea imposible o exija un esfuerzo desproporcionado. El responsable informará al interesado acerca de dichos destinatarios, si este así lo solicita.
6. Derecho a la portabilidad de los datos: el interesado tendrá derecho a recibir los datos personales que le incumban, que haya facilitado a un responsable del tratamiento, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento sin que lo impida el responsable al que se los hubiera facilitado, en las circunstancias establecidas en el artículo 20 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
7. Derecho de oposición: el interesado tendrá derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a qué datos personales que le conciernan sean objeto de un tratamiento, en las circunstancias establecidas en el artículo 21 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
8. Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, incluida la elaboración de perfiles: el interesado tendrá derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos en él o le afecte significativamente de modo similar.

c) Tratamiento de datos personales en el Sistema interno de información:

El sistema interno de información de la Organización está configurado y gestionado de manera que se protege la confidencialidad de la identidad del denunciante, así como del denunciado o afectado y de cualquier tercero que aparezca mencionado en la denuncia y de las actuaciones que se lleven a cabo para su tramitación. Del mismo modo, se garantiza la protección de los datos de carácter personal que se contengan en la denuncia.

El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

1. El Responsable del Sistema o demás personas autorizadas;
2. El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador;
3. El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo (o sus abogados), si pudiera proceder la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación;
4. Los encargados del tratamiento de datos personales que eventualmente se designen;
5. El delegado de protección de datos.

Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad, o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento y para la investigación de las acciones u omisiones a las que se refiere el apartado 2, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado, y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito material del presente sistema de información (apartado 2 del protocolo).

Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos (datos relativos al origen étnico o racial; a las opiniones políticas; a las convicciones religiosas o filosóficas; o la afiliación sindical; y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física; datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o las orientación sexuales de una persona física) se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial, o mientras no prescriba el delito.

En todo caso, transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

En cualquier caso, la información de carácter personal contenida en las denuncias archivadas en el registro no podrá conservarse por un período superior a 10 años.

d) Preservación de la identidad del denunciante:

Como se ha dicho, el denunciante tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas. En ningún caso se obtendrán datos que permitan su identificación.

La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora (sin perjuicio del derecho de acceso de las personas anteriormente identificadas). En el caso de que fuese necesario revelar la identidad del denunciante, se le informará, salvo que ello pudiese comprometer la investigación o el procedimiento judicial. 

10. Canales externos de información

Además del canal interno de información de la Organización que se configura en el presente Manual, los denunciantes podrán hacer uso de los siguientes canales externos de información, a los efectos de comunicar las infracciones del Derecho de la Unión Europea, así como las infracciones administrativas y penales graves o muy graves:

En el ámbito autonómico:

En el ámbito nacional:

En el ámbito de la Unión Europea: